バインダーを使って契約書の作成から保管までを効率化する

更新者:
田中秋生
最終更新日:
2017年6月9日

どんなに小さな会社でも法人として取引を行う以上、必ず発生するのが契約書。
社内で作成して、弁護士や司法書士など外部の専門家にチェックしてもらい、相手先とやりとりをして、また修正、チェック…似たような名前のファイルが増えて、結局最終版はどれ…?多くの方がこんな経験をしているのではないでしょうか。 

ここでは、そんな契約書を作成から保管までバインダーを使って簡単に履歴管理する方法をご紹介します。
 

バインダーで契約書を管理するメリット

ファイルの最新版・履歴がわかりやすい

バインダーのファイル管理では「一覧」と「アーカイブ」が分かれています。ファイルを更新する際に既存のファイルをアーカイブしておけば最新版を見やすく管理することができます。もちろん、アーカイブしたファイルを後で確認することも可能です。

ファイルの更新履歴とコメントを同時に見られる

ファイルの更新履歴はコメントに自動で記録されます。ファイルを更新した後に簡単なコメントを残しておくことで、簡単に履歴を確認することができます。コメント欄から直接ファイルを閲覧、ダウンロードすることも可能です。

閲覧権限の設定が簡単

一般的なファイル共有ツールを使うとフォルダやファイルにそれぞれ権限が設定されているなど権限管理が複雑になります。また、URLを知っていれば見られる設定でセキュリティに不安を感じることも。Bizerでは作成したバインダーをユーザーに共有する形なので簡単、かつ安全に権限管理をおこなうことが可能です。

 

契約書レビューに使ってみよう

バインダーを作成して関係者を招待

「契約書」のバインダータイプのバインダーを作成し、レビューする契約書をアップロードします。共有ユーザーとして、契約担当者とバックオフィス担当者(同じ場合は一人)、弁護士や司法書士などの専門家を選択します。
あとはメールでやりとりする場合などと同様に、契約担当者が相手先とやりとりした内容をバインダーのコメント欄に書き込み、専門家がそれに対してコメントする、というコミュニケーションをバインダー上でおこないます。
 
内容が確定したら、最終版を一覧に残して残りはすべてアーカイブしておきます。これで、将来契約書の内容を見返したいときにもすぐに確定版を探すことができます。

 

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